Tránh việc xác định sai các loại chỉ số

Ông Đinh Kiến Quốc – Tổng giám đốc Gimasys cho hay, doanh nghiệp thường gặp một số sai sót khi bắt đầu là chưa xác định đúng chỉ số cần theo dõi và chỉ số không cần thiết. Họ tập trung quá nhiều vào chỉ số phụ không phản ánh được mức độ thành công của doanh nghiệp.

Xác định chưa đúng, doanh nghiệp còn mắc phải việc xác định sai các loại chỉ số. Ví dụ, một cộng đồng trực tuyến nói rằng mình có 40.000 người dùng “đang hoạt động”. Nhưng thực tế “hoạt động” cũng có nghĩa là người dùng chỉ xuất hiện một lần và sau đó rời đi. Như vậy, không nên đưa con số này vào chỉ số “hoạt động”.

Trong quá trình xây dựng dữ liệu, một số doanh nghiệp tập trung vào ngắn hạn quá nhiều nhưng đôi khi chỉ là những sai lệch ngẫu nhiên. Ví dụ, dữ liệu doanh số bán hằng ngày hôm nay đột nhiên giảm đột ngột và mọi người bắt đầu cuống lên tìm mọi cách xác định nguyên nhân. Nhưng doanh nghiệp cần phân tích một cách dài hạn hơn để xem liệu sự biến động này có phản ảnh được bản chất vấn đề hay không.

Nhiều nhà quản lý lại dành toàn bộ thời gian và công sức để thu thập, đối chiếu dữ liệu mà không còn thời gian hành động. Sai lầm của họ là theo dõi nhiều dữ liệu mà lại không dành thời gian phân tích.

Phương pháp thu thập dữ liệu hiệu quả

Ông Quốc nhận định các mảng dữ liệu mà doanh nghiệp có liên quan đến sản xuất và phân phối, marketing và bán hàng, kế toán và tài chính, hành chính và nhân sự, R&D được hình thành từ ngày đầu của doanh nghiệp và càng ngày càng lớn lên theo quy mô và tuổi đời để phục vụ cho nhu cầu quản lý. Sau đó, dữ liệu còn được dùng để báo cáo với cơ quan quản lý hay nhà đầu tư. Tuy nhiên, mô hình quản lý dữ liệu truyền thống phân mảnh nên việc khai thác dữ liệu sẵn có sẽ rất hạn chế.

Vì vậy, theo ông Quốc, kết quả phân tích sẽ cho ra quyết định quản lý, kinh doanh phù hợp. Đây là nguyên tắc chuẩn mà doanh nghiệp chuyển đổi số nào cũng cần biết và thực hiện.

Một số doanh nghiệp thấy khó khăn nên chọn giải pháp mua dữ liệu thị trường do bên thứ ba cung cấp nhưng chi phí thường rất cao, hoặc dữ liệu muốn mua lại không sẵn có. Vì vậy, cách tốt nhất để có được dữ liệu sạch và hiệu quả là doanh nghiệp nên xây dựng chiến lược chuyển đổi số để định hướng phát triển mô hình chuyển đổi số dựa trên dữ liệu (Data-driven Digital Business Transformation).

Tư duy và tài chính

Ông Quốc nhấn mạnh, chủ doanh nghiệp muốn chuyển đổi số, trước hết phải thay đổi tư duy, tức nắm rõ mục tiêu và tham vọng của công ty. Từ đó, doanh nghiệp mới xây dựng quy trình chuyển đổi, kết hợp các chức năng liên quan và dùng công cụ công nghệ quản lý hiệu suất, giảm thời gian làm việc và cộng tác với nhau tốt hơn.

Cả lãnh đạo và nhân viên đều phải nhìn nhận rằng, việc xây dựng bộ dữ liệu là việc sống còn của doanh nghiệp. Họ phải chuyển đổi cả văn hóa vì chuyển đổi số không chỉ là chuyển đổi một công cụ hoặc cài đặt một công nghệ mới. Quan trọng là doanh nghiệp phải đầu tư tài chính vì đây là công việc cần đầu tư dài hạn. Họ nên tìm đến tư vấn để phát triển mô hình chuyển đổi số dựa trên dữ liệu của mình.

Hiện nay, không có một thống kê nào trên thị trường về ngân sách cho việc chuyển đổi số. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm đã triển khai nhiều dự án, ông Quốc đưa ra các con số mang tính chỉ dấu rằng doanh nghiệp có thể trích 0,5-1% ngân sách hằng năm trên tổng doanh thu dự kiến. Với giả định doanh nghiệp đã có chiến lược chuyển đổi số cụ thể, có bộ máy thực thi việc chuyển đổi số, có các đối tác về giải pháp IT thì ngân sách nên là từ 1-2% của tổng doanh thu theo từng ngành nghề.