Xây dựng bản mô tả công việc thế nào cho hiệu quả?

Nguồn: internet

 
Thưa bác,
Cháú là người được bác trả lời trong bài: “ Để có sự khác biệt” cách đây mấy tháng. Nói thật bác cháu cũng là sếp của một doanh nghiệp nhỏ. Cháu còn lúng túng nhiều chuyện lắm bác ạ. Cháu cũng biết để tránh chống bệnh chây lười của nhân viên cần phải xây dựng bản mô tả công việc cho hiệu quả. Nên hôm nay cháu muốn nhờ bác trả lời giùm cháu, làm sao xây dựng bản mô ta công việc được hiệu quả?
Kính bác
 
Nguyễn Đông Á (Phan Thiết): ng.da1984@yahoo.com
 

Chào cháu Hoan
 
Bác rất vui vì có thêm một chỉ doanh nghiệp trẻ biết quan tâm đến các vấn đề quản trị hiện đại, vì chỉ có quản trị tốt mới mang lại hiệu quả trong công việc. 
 
Trên thực tế, nhiều người điều biết về lý thuyết quản trị nhưng áp dụng một cách máy móc, áp dụng cho có nhưng không mang lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, và bản mô tả công việc là một ví dụ rất điển hình.
 
Rõ ràng, một nhân viên làm việc trong doanh nghiệp hay bất cứ một tổ chức nào, đều phải biết mình làm gì công việc gì, làm như thế nào, đóng góp những gì cho doanh nghiêp. Và căn cứ vào đó để thấy rằng, cá nhân mình nhận đồng lương có tương  xứng với công sức và đóng góp của mình với công ty không. Ở chỗ bác, khi phỏng vấn, có người đòi mức lương 5.000 – 10.000 USD/tháng. Bác nói được thôi, nhưng bạn hãy cho tôi biết bạn sẽ làm gì để ra được 11.000 USD/tháng hoặc lợi ích tương xứng.
 
Đó chính là mô tả công việc.
 
Nhưng mô tả công việc phải cụ thể, từng đầu việc có thể đong được, đếm được, chỉ ra được. Và vì nó cụ thể cho nên mới đánh giá chính xác hiệu quả công việc của một nhân viên. Nếu vẽ vời công việc trên trời, mơ hồ, không cụ thể, chi tiết, hoặc quá sơ sài cho qua chuyện, thì đó không phải bản mô tả công việc, mà là bản tưởng tượng công việc.
 
Bộ máy hành chính tư của doanh nghiệp vận hành có hệ thống, cho nên nó cũng phải minh bạch, trơn tru, không chồng chéo. Do đó, một nhân viên lâp bản mô tả công việc phải hết sức rõ ràng, không bị lấn sân sang công việc của người khác, phòng ban khác. Để xảy ra tình trạng chồng chéo sẽ gây cản trở cho bộ máy hành chính, không ai đi trả lương cho một nhân viên chỉ mang lại sự cản trở và những xung đột trong hệ thống.
 
Bản mô tả công việc phải thể hiện vị trí và quyền hạn của cá nhân trong bộ máy để xác định rõ ràng, cụ thể tính trách nhiệm của cá nhân đó. Đa số trong doanh nghiệp cũng như trong các cơ quan, thường không mô tả công việc cụ thể cho từng cá nhân, nên không ai chịu trách nhiệm khi có sai sót hay sự cố xảy ra mà đổ cho tập thể. Xin lưu ý, tập thể thì vô hình, cá nhân thì hữu hình, cho nên trong bản mô tả công việc, không bao giờ cho phép đưa yêu tố tập thể chung chung.
 
Nhưng mọi lý thuyết nó chỉ được vận dụng hiệu quả nếu chủ doanh nghiệp có kinh nghiệm quản trị nhân sự, biết lựa chọn đúng người để đặt đúng chỗ (right people in right place).
 
Bác chúc cháu thành công
 
Trần Quí Thanh
( Hãy gửi thư cho tôi: tranquithanh1953@gmail.com)