Trần Quí Thanh
—–
Thưa bác Dr Thanh,
Cháu đọc blog bác từ lâu và cũng muốn hỏi bác từ lâu nhưng cứ sợ đưa ra ba câu hỏi vớ vẩn làm bác bực mình. Lần này cháu liều hỏi bác: Làm sao để chi phí hiệu quá cho một doanhnghiệp? Nghĩa là cháu muốn xin bác một lời khuyên, là vì doanh nghiêp cháu bằng lỗ mũi mà làm ăn cực quá, có lẽ do cháu không biết chi phí cho có hiệu quả.
Kính chúc bác khoẻ mạnh yêu đời.
Nguyễn Thị Minh Thái (Hà Tĩnh): minhthaisongla1983@gmail.com
—–
Cháu Nguyễn Thị Minh Thái mến!
Có hai yếu tố cốt lõi mà một chủ doanh nghiệp bắt buộc phải làm thật tốt thì mới có được sự thành công, đó là quản trị vốn và quản trị chi phí.
Về quản trị chi phí, là một khoa học trong quản trị, nhưng cha ông xưa có dạy qua câu tục ngữ “nước chảy ào ào không hao bằng lỗ mối”. Có nghĩa là, chúng ta thường chỉ thấy những chi phí lớn và cố gắng ngăn nó, nhưng không để ý những thất thoát nhỏ. Các loại chi phí nhỏ, khó nhìn thấy, nhưng kéo dài ngày này qua ngày khác, tồn tại thường xuyên trong dây chuyền sản xuất kinh doanh, sẽ gây thiệt hại rất lớn cho doanh nghiệp.
Quản trị chi phí kém không chỉ sinh ra một lỗ mối mà nhiều lỗ mối.
Nhiều người cứ tưởng hàng tồn kho nhiều nhưng từ từ bán được hết thì OK. Sai bét. Tất nhiên giải phóng được hết hàng là mừng, nhưng số hàng đó là vốn, bị đọng trong một thời gian dài, đó chính là sự thất thoát. Chỉ tính sơ sơ, số vốn đó được gửi ngân hàng, thì sẽ sinh lãi tăng nguồn thu cho doanh nghiệp.
Tươmg tự như vậy, một doanh nghiệp để tiền mặt trong két hoặc bị khách hàng chiếm dụng quá nhiều là không ổn. “Tiền bạc là huyết mạch”, câu này còn có nghĩa là máu thì phải chảy, máu bị tắc thì không đột quỵ cũng tăng xông.
Thông thường doanh nghiệp kinh doanh thì phải vay vốn ngân hàng. Ngân hàng có chừa ngày nào không tính lãi suất đâu, cho nên không để đồng tiền ngưng trệ không đưa vào hoạt động dù chỉ một ngày.
Thời đại mà công nghệ, máy móc thiết bị thay đổi như vũ bão, nếu cứ sử dụng dây chuyền công nghệ cũ thì sẽ thất bại, vì năng suất thấp, chi phí nhiên liệu cao, sử dụng nhiều nhân công, chất lượng sản phẩm thấp. Cho nên, sử dụng công nghệ mới cũng là cách quản trị chi phí hiệu quả.
Tổ chức sản xuất tốt cũng là cách tiết giảm chi phí. Một sơ đồ vận chuyền hàng hoá hợp lý, khoa học thì tiết kiệm thời gian và nhân công, xa hơn là tiết kệm xăng dầu cho các phương tiện vận tải và trả lương cho lái xe.
Nói cụ thể dễ hiểu, sử dụng hệ thống đèn điện trong nhà máy phải lựa chọn loại ít tốn điện nhất, sơ đồ bố trí hệ thống ánh sáng đủ, không thừa.
Đã hoạt động sản xuất kinh doanh dứt khoát phải có những chi phí cho tồn kho, tồn quỹ tiền mặt, chiếm dụng vốn, trả lương, khấu hao máy móc, nghiên cứu phát triển, nhưng quan trọng là xây dựng định mức phù hợp, đảm bảo ở điểm tối thiểu và thực hiện được. Nếu quản trị kém, chi phí cho các loại này vượt quá định mức thì coi như thất bại, không trước thì sau.
Hiện nay, có nhiều giải pháp công nghệ, công cụ để hỗ trợ doanh nghiệp quản trị chi phí hiệu quả. Các công cụ đó có thể đưa ra cảnh báo khi có những hạng mục chi tiêu vượt định mức để chủ doanh nghiệp chủ động bịt các lỗ mối. Cháu nên tìm kiếm giải pháp phù hợp với mô hình và quy mô của doanh nghiệp cháu để áp dụng.
Chúc cháu thành công.
Trần Quí Thanh
(Hãy gửi thư cho tôi: tranquithanh1953@gmail.com)
