Huỳnh Quang Trung/ Nhà máy Number One Chu Lai
—–
Trong công việc chúng ta thường gặp những than phiền hay rắc rối khi nhân viên không thực hiện đúng cam kết, không làm đúng quy định
Hôm nay, Tôi sẽ chia sẻ cho các bạn một vài bước về vấn đề giao việc hiệu quả và kiểm soát rủi ro trong quá trình giao việc.
Đầu tiên, chúng ta sẽ lướt sơ qua về lợi ích và lý do tại sao cần giao việc? Làm một nhà quản lý hẳn các bạn đều có khối lượng công việc khá khủng, phạm vi quản lý càng rộng thì khối lượng công việc càng nhiều. Vì vậy, để các mục tiêu của tổ chức giao phó đạt kết quả, bạn cần phải chia việc cho nhân viên để giúp bạn tập trung thời gian vào những điều quan trọng nhất. Đó là về khía cạnh của bạn, còn đối với nhân viên, khi bạn giao việc cho nhân viên thì sẽ tạo cơ hội và điều kiện cho nhân viên được thử thách bản thân, học hỏi và trải nghiệm ở nhiệm vụ mới để phát triển năng lực bản thân và thể hiện bản thân. Và đặc biệt hơn, giao việc không chỉ gói gọn đối với quan hệ cấp trên, cấp dưới mà còn thực hiện trong các quan hệ giữa đồng nghiệp này giao việc cho đồng nghiệp khác, giữa chúng ta với đối tác. …
Tiếp đến, Tôi sẽ sơ qua các bước thực hiện để thực hiện giao việc hiệu quả:
Bước 1: Xác định vụ thể yêu cầu của công việc cần giao và truyền đạt yêu cầu thật rõ, thật cụ thể cho người nhận việc để đảm bảo rằng họ hiểu rõ họ cần thực hiện cái gì, tiêu chuẩn đánh giá công việc ra sao, những nguồn lực họ có thể tiếp tận, sử dụng để phục vụ mục tiêu là gì? (Các bạn tham khảo thêm về mô hình 5W1C2H hay làm rõ HDCV cho công việc được giao)
Bước 2: Xác định rõ phạm vi thẩm quyền mà người nhận việc có thể sử dụng để hoàn thành công việc (Toàn quyền quyết định xử lý các vấn đề phát sinh để hoàn thành công việc, hay đề xuất giải pháp trước khi thực hiện,…)
Bước 3: Làm rõ các mốc thời gian và phương pháp báo cáo để đánh giá tiến độ công việc và thực hiện hướng dẫn nếu cần thiết.
Quy trình là thế, lợi ích là thế, nhưng nhiều người vẫn gặp rắc rối trong quá trình giao việc. Vậy nguyên nhân là gì, có bí kíp gì ở đây không? Trong phần này Tôi sẽ phân tích và chia sẻ cho các bạn các rủi ro chính trong quá trình giao việc.
Đầu tiên, Tôi sẽ bàn về các rủi ro cần chú ý đối với người nhận việc: Trước, trong và sau khi giao việc bạn cần phải đánh giá người nhận việc đã đủ kỹ năng và năng lực cho công việc bạn muốn giao hay không, cũng như kế hoạch, phương án triển khai thực hiện của người nhận việc như thế nào? Và một điều cực kỳ quan trọng đối với người nhận việc nữa là, tính cam kết của họ như thế nào (tính chính trực).
Thứ 2, Tôi sẽ chia sẻ về các rủi ro xuất phát từ chính người giao việc (chính chúng ta): Công việc mà chúng ta giao việc đã rõ chưa, đã cụ thể chưa, có ý nghĩa không?
Các điểm kiểm soát mà chúng ta thiết lập để kiểm soát khi giao việc đã hợp lý chưa? (có quá chặt không hay có quá sơ sài không?).
Bạn có chắn chắc người nhận việc đã hiểu rõ được nội dung mà bạn truyền đạt không? (Có thể sử dụng biện pháp yêu cầu người nhận việc lặp lại để đảm bảo người nhận việc hiểu đúng).
Và, một điều có thể nhiều người không để ý, nhưng bản thân công việc cũng có rủi ro, vậy rủi ro của nó là gì?
Bản thân công việc trong quá trình thực hiện sẽ có khả năng phát sinh thêm các yếu tố mà không lường trước được -> vì vậy, bạn cần phải có kế hoạch dự phòng cho các công việc này.
Các rủi ro xuất phát từ các tác động bên trong, bên ngoài khi công việc đó vận hành.
Trên đây là 3 khía cạnh rủi ro mà bất kỳ trường hợp giao việc nào cũng phải cân nhắc. Tôi hy vọng những chia sẻ này sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin bạn có thể ứng dụng tốt vào quá trình giao việc của bản thân mình.
Huỳnh Quang Trung
